簡報表達要注意什麼?

很多同學要上台簡報時,常搞不清楚要注意什麼?

簡報表達其實跟演講一樣,主角就是簡報者,而簡報只是輔助工具,所以別把簡報當「大抄」。

上台簡報,如果以天人地三才來分,可分為:

1.天的簡報時間

2.人的簡報者、受眾

3.地的簡報場地、簡報內容、簡報器材

先從天時來說,簡報的時間及長度有所不同時,簡報內容也會隨之不同,譬如上午的簡報時間,受眾比較有精神,可以使用思考性的主題。而下午的簡報時間,昏昏欲睡時就要改成互動性的主題。而晚上的簡報時間,因非屬上班時間,能來聽簡報的受眾都是抱持較為輕鬆學習的心態,此時就可使用知識性的主題。

再來談人的部份,簡報者是主角,要有隨時把簡報丟棄的把握,俗話說「計劃趕不上變化」,有時場地的器材不支援播放簡報,或時間突然被刪減等因素,都會讓原先準備的簡報無法正常使用,此時若還要依賴簡報才能表達,可就會無言以對受眾。

受眾是簡報表達最重要的元素,可從三個面方觀察簡報表達是否成功。可在簡報時觀察受眾是否認真聽講,若多數聽眾未注視簡報者,代表所講的未能引起受眾共鳴,此時要修改表達方式及內容。也可在簡報時反問受眾簡單問題,這樣可增加受眾的參與感,也可了解受眾是否跟上簡報者的進度。簡報的最後目標是希望帶給受眾新觀念或呼籲受眾行動,可在最後用QA的方式,徵求回饋,藉此了解受眾是否被簡報影響。

最後談到地的部份,場地分為受眾及簡報者兩個區塊,受眾坐得安穩舒適嗎?受眾的座位可移動嗎?簡報者可運用的的範圍有多大?這些思考會跟簡報時臨場應變有關係。

談到簡報內容及播放器材時,將發現這並不是非常重要,因為這只是輔助工具,只是可以加分的部份。所以簡報內容務必要精簡,不要出現「句點」,儘可能用圖取代文字。

簡報表達就像場「舞台演出」,事先的規劃及臨場應變都非常重要,當然最重要的是「經驗」,所以練習、練習、再練習更是簡報表達最應注意的事項。